Der Wandel ist die Normalität

Interview mit Manfred Forst von DMSFACTORY

Die DMSFACTORY sieht sich als „Lösungsarchitekt für Digitalisierung“ und ist seit 25 Jahren spezialisiert auf die Digitalisierung papierbasierter Prozesse. Das geschieht über Enterprise Content Management, Business Process Management, Archivierung und robotergesteuerte Prozessautomatisierung. Die Systeme werden beim Kunden bedarfsgerecht implementiert und nachjustiert. Das papierlose digitale Büro ermöglicht Mitarbeitern den orts- wie zeitunabhängigen Zugang zu Informationen und hilft ihnen, daraus Wissen zu generieren und Prozesse alleine oder im Team zu bearbeiten. Unternehmen, die schon vor der Pandemie digital gereift waren, konnte der IT-Dienstleister  mit wenig Aufwand direkt in die Homeoffices begleiten. Geschäftsführer Manfred Forst erzählt im Interview mit Daniel Rexhausen, wie die Digitalisierung auf Einstellungen und Hierarchien in Unternehmen gewirkt hat und wie sich darauf mit agilen Workflows antworten lässt.

Daniel Rexhausen: Hallo Herr Forst, Sie haben vermutlich gut zu tun gehabt im vergangenen Jahr, richtig?

Manfred Forst: Ich bin hochzufrieden. Viele Unternehmen überlegen sich aktuell, wie sie Informationen im Homeoffice managen sollen und da sind wir gefragt. Es gibt zwar Kunden, die sich schon vor länger Zeit mit Digitalisierung beschäftigt haben und nun relativ unbeeindruckt sind. Die, die sich damit noch nicht beschäftigt haben, müssen nun aber aufholen.

Daniel Rexhausen: Haben Sie festgestellt, dass sich Einstellungen zur Digitalisierung verändert haben?

Manfred Forst: Unbedingt. Früher waren vor allem die IT-Fachleute bei Systemvorstellungen dabei. Heute sprechen wir direkt mit den Mitarbeitern der Fachabteilungen, also mit den Anwenderinnen und Anwendern. Sie sind es, die wir überzeugen müssen, nicht mehr die IT’ler. Die Management Attention reicht außerdem jetzt bis hoch in die Vorstände. Und auch ein Webmeeting mit allen Beteiligten ist leicht zu organisieren. Ein Nachteil bei Gesprächen oder Präsentationen ist, wir erleben keine non-verbalen Signale mehr. Uns entgehen beispielsweise die Körpersprache und die Mimik der einzelnen Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Daniel Rexhausen: Projekt-Ownership hat sich also vom IT-Bereich zum Fachbereich verlagert. Wenn Fachbereiche Anforderungen stellen, geht es doch meist um Prozesse sowie deren Machbarkeiten. Was bedeutet diese Verschiebung von Macht für Sie?

Manfred Forst: Darauf reagieren wir schon die ganze Zeit, mit zunehmendem Erfolg. Wir stellen uns hin und fragen: Was macht ihr und wie macht ihr es? Wir müssen die Anwenderinnen und Anwender kennenlernen. Wir müssen wissen, wie sie arbeiten, wie sie denken, was ihre Wünsche sind. Das ist die Aufgabe von Architekten. Die Zeiten, zu denen wir Kundenwünsche in 250-seitigen Leistungsbeschreibungen verschriftlicht haben, sind vorbei, weil das zu teuer ist und zu lange dauert. Wir leben in einer Zeit des schnellen Wandels, da ändern sich auch Wünsche schnell. Wandel ist die neue Normalität, nicht der aktuelle Status. Also machen wir bei neuen Kunden zuerst einen Kickoff Workshop und stellen alles vor, was wir präsentiert haben, um den Auftrag zu erhalten, gehen dabei aber vermehrt in die Tiefe. Dann setzen wir uns hin und beobachten, was unsere Kunden in der täglichen Arbeit machen. Erst dann geht es in die agile Umsetzung. Am Ende haben wir ein System, mit dem der Kunde arbeiten kann, in das er sich eingebracht hat und das uns die Möglichkeit zu Umbau wie Ausbau lässt.

Daniel Rexhausen: Was bedeutet Agilität für die Systemlandschaft?

Manfred Forst: Sie können heute nicht mehr mit starren Programmierungen und starren Workflows arbeiten. Sie müssen Workflows mit leichter Hand entwerfen und in Betrieb nehmen können. Die Informationen, die Sie bearbeiten, müssen flexibel mit  Metadaten arbeiten. Sie müssen ein System haben, das Ihnen erlaubt, entsprechend der aktuellen Situation ohne großen Aufwand eingerichtet und angepasst zu werden.

Daniel Rexhausen: Was bedeutet das in Bezug auf die Governance von IT-Systemen. Im Prinzip vergebe ich ja mehr Rechte?

Manfred Forst: Sie vergeben mehr Rechte und Sie müssen notfalls Rechte hinzuerfinden, um diese dynamisch anwenden zu können. Sonst entsteht ein riesen Aufwand. Wir müssen Systeme liefern, mit denen der Experte in der Fachabteilung umgehen kann. Die Systeme müssen verständlich sein. Sie müssen sicher sein und sie müssen „hübsch“ sein, damit sie angewendet werden. Kurzum, heute brauchen wir ein ganz anderes User Interface als früher, als die IT unsere einzige Zielabteilung war.

Daniel Rexhausen: Muss sich damit nicht auch das Rollenverständnis von Hierarchien verändern? Muss sich das Vertrauen in die Entscheidungsfähigkeit und Kompetenz von Mitarbeitern ändern?

Manfred Forst: Selbstverständlich. Ich muss alle Anwender in die Lage versetzen, zu entscheiden. Das geschieht durch Wissensvermittlung und durch Alarmsysteme, die melden, wenn etwas schief zu gehen droht.

Daniel Rexhausen: Das bedeutet ja auch, dass Unternehmen sich an eine andere Fehlerkultur gewöhnen müssen.

Manfred Forst: Genau. Wir brauchen eine Kultur, die nicht darauf wartet, dass ein Fehler passiert, sondern eine Kultur, die darauf aufmerksam macht, dass ein Fehler passieren könnte. Es geht nicht mehr darum Fehler zu berichten, sondern Fehler zu vermeiden. Die Digitalisierung und ihre Informationssysteme sind dabei absolut hilfreich.

Daniel Rexhausen: Und wie steht es um die Neukundengewinnung, ist die für Sie nun auch digitaler geworden?

Manfred Forst: Neukundengewinnung geschieht bei uns ausschließlich digital. Enabling von Neukunden über Messen ist sicher wichtig. Für mich als Unternehmer ist es aber wichtiger, auf Messen gesehen zu werden, um bei potentiellen Kunden mit unserem Angebot in den Köpfen zu sein. Ich habe mir vorgenommen, nicht einer von vielen zu sein, sondern aufzufallen mit unserer Präsenz und unserem Angebot. Die Zeiten sind vorbei, in denen wir mit Postkarten versucht haben, Neukunden für die Digitalisierung zu gewinnen. Wir haben längst damit aufgehört, Printmedien zu betreuen oder überhaupt noch im Kopf zu haben. Wir verkaufen Digitalisierung und das fordert uns natürlich dazu auf, genau dieses Medium zu nutzen, um Neukunden zu gewinnen. Wir generieren Neukunden über unsere Webseite, Präsentationen und Seminare. Von Partnern, die noch nicht verstanden haben, wie digitale Neukundengewinnung funktioniert, kommen kaum noch Aufträge zu uns. Also sind wir autark und generieren unsere interessanten Kontakte selbst. Darauf bin ich sehr stolz. Auch hier spielt aber leider wegen der aktuellen Situation in der Pandemie wieder der Nachteil mit rein, dass wir das Gegenüber zunächst nicht persönlich kennenlernen können, viele wichtige zwischenmenschliche Kontaktpunkte gehen so verloren. Wir haben uns vor Jahren aber dazu entschieden, modern zu sein und dazu gehört auch, dass wir flexibel auf solche Bedingungen und Marktbedürfnisse reagieren. Natürlich fragen wir uns mit jeder neuen Woche, ob wir richtig unterwegs sind oder es etwas zu ändern gibt.

Daniel Rexhausen: Glauben Sie, dass die neuen Methoden in Marketing und Vertrieb sich über die Pandemie hinaus noch halten werden?

Manfred Forst: Was das Marketing betrifft: eindeutig, ja. Sales wird, wenn sich die Situation wieder entspannt, wieder zu einem gewissen Anteil zur Vorort-Besuchen zurückkehren. Die Haltung zum Homeoffice aber wird sich gegenüber früher radikal verändern. Wir alle haben den Luxus von Remote-Arbeit erkannt: Keine Fahrzeiten, flexible Arbeitszeit, bessere Work-Life-Balance, bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Das sind Vorteile, die ich und andere nicht mehr missen möchten. Da werden wir sicher beibleiben.

Daniel Rexhausen: Was bedeutet Marktführerschaft für Sie?

Manfred Forst: Marktführerschaft ist das erstrebenswerte Ziel, auch so wahrgenommen zu werden.

Beitragsbild Quelle: ©DMSFACTORY GmbH